Immatrikulation

FÜR DIE IMMATRIKULATION GEHT BITTE WIE FOLGT VOR:

• Haltet Eure Unterlagen bereit, z.B. Eure Versicherungsnummer der Krankenkasse. Bitte fordert bei der gesetzlichen Krankenkasse den „Meldungsgrund M10 für die Universität Heidelberg“ an. Die Übermittlung Eures Versicherungsstatus an die Universität Heidelberg dauert bis zu 5 Werktage, daher fordert bitte den Meldungsgrund M10 rechtzeitig an. Ohne diesen Nachweis kann eine Einschreibung nicht erfolgen.
• Ergänzt bitte online im heiCO-Bewerbungsportal Eure Daten und ladet die erforderlichen Unterlagen hoch.
• Überweist bitte Eure Semestergebühren. Die Überweisungsdaten und den Überweisungsbetrag findet Ihr im heiCO-Bewerbungsportal.
• Druckt bitte Euren Immatrikulationsantrag aus und unterschreibt ihn eigenhändig. Bitte ergänzt diesen ebenfalls online bei Euren Unterlagen im heiCO-Bewerbungsportal (s.u.) und sendet ihn zusammen mit der amtlich beglaubigten Kopie (ggf. mit Übersetzung) Eurer Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis) postalisch an folgende Adresse:

Universität Heidelberg
Abt. 2.1, Studierendenadministration
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg
(Deutschland)

Daten ergänzen

Wir bitten Euch, Eure Daten zur Immatrikulation online zu ergänzen sowie ein digitales Passbild hochzuladen. Ihr könnt Euch nur einloggen, wenn Ihr einen Zulassungsbescheid erhalten haben.

• Klickt auf Euren persönlichen Link zur Aktivierung Eures Accounts. Ihr findet diesen in der E-Mail zur Aktivierung. Folgt anschließend den Anweisungen zur Passworterstellung.
  Wenn Ihr Euren Account bereits aktiviert haben, loggt Euch bitte einfach im heiCO-Bewerbungsportal ein.
  heiCO-Bewerbungsportal
• Klickt im heiCO-Bewerbungsportal bitte auf „Meine Bewerbungen“ und nutzt dann das erste Icon von links. Auf der nun folgenden Seite könnt Ihr stets den Status Eurer Bewerbung bzw. Immatrikulation sehen und ggf. noch fehlende Unterlagen online nachreichen.
• Für die Immatrikulation müssen Eure Daten im sogenannten Restdatenerfassungs-Assistent ergänzt werden. Hierfür scrollt bitte bis zum Button „Daten Ergänzen“ im Abschnitt „Einschreibung“ und klickt diesen an. Folgt anschließend den Anweisungen und ergänzt Eure Daten.
  Vor Abschluss der Restdatenerfassung habt ihr die Möglichkeit in einer Kontrollansicht nochmal alle Angaben zu überprüfen. Bitte bestätigt die einzelnen Punkte durch Setzen der entsprechenden Haken.
• Wenn Ihr die Dateneingabe abgeschlossen und alle Dokumente als PDF hochgeladen habt, könnt Ihr den Antrag auf Einschreibung (Immatrikulationsantrag) drucken. Klickt hierfür auf „Antrag auf Einschreibung drucken“. Wenn Ihr die Dateneingabe nicht abgeschlossen habt, ist dieser Button nicht anklickbar und „ausgegraut“.
• Unterschreibt bitte den Antrag auf Einschreibung eigenhändig und ladet die unterschriebene Fassung erneut hoch. Hierfür klickt bitte unter „einzureichende Dokumente“ auf „Antrag auf Einschreibung“ und dann auf „Dokument hochladen“.
• Um weitere Dokumente hochzuladen oder nachzureichen verfahrt entsprechend der Anleitung beim Antrag auf Einschreibung.
• Zahlt bitte Euren Semesterbeitrag. Für Eure Überweisungsdaten und Euren persönlichen Verwendungszweck für die Überweisung klickt bitte auf „Semesterbeitrag“. Bitte benutzt genau den für Euch hinterlegten und angezeigten Verwendungszweck (ideal: Copy-Paste). Andernfalls kann Eure Zahlung nicht zugeordnet werden und Ihr verliert Euren Anspruch auf den Studienplatz.

Unterlagen für die Einschreibung, die Ihr vorab als hochladbares PDF-Dokument erstellen müssen:

1. Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis) – in amtlich beglaubigter Kopie einer deutschen Behörde – amtlich beglaubigt sind Kopien, die von der ausstellenden Stelle (z.B. Schule; nicht Privatschulen!), einer Gemeinde-, Kreis- oder Stadtverwaltung oder von einem Notar beglaubigt wurden. Beglaubigungen anderer Stellen können nicht akzeptiert werden! Falls das Zeugnis auf einen anderen Namen als Euren jetzigen Namen ausgestellt ist, müsst Ihr einen entsprechenden amtlichen Nachweis über Ihre Namensänderung vorlegen.
   Wenn Ihr Eure Hochschulzugangsberechtigung im Ausland erworben habt, ist das Zeugnis (evtl. mit amtlicher Übersetzung) und die Bescheinigung über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Reifezeugnis und die Festlegung der Durchschnittsnote vorzulegen. (erteilt das Regierungspräsidium Stuttgart) – alles in amtlich beglaubigter Kopie.
2. Nachweis der Krankenversicherung
   Wenn Ihr gesetzlich versichert seid, beantragt bitte bei Eurer Krankenkasse die Übermittlung der elektronischen Krankenkassenmitteilung für die Hochschule.
   Wenn Ihr privat versichert/nicht versicherungspflichtig seid, beantragt bei einer gesetzlichen Krankenkasse die Übermittlung der elektronischen Krankenkassenmitteilung über die Befreiung von der gesetzlichen Versicherungspflicht. Sofern Ihr noch nicht gesetzlich versichert wart, könnt Ihr Euch an jede gesetzliche Krankenkasse wenden. Wart Ihr bereits gesetzlich versichert, wendet Euch sich bitte an diese vorherige Krankenkasse.
3. Ein digitales Passbild, das in der Online-Immatrikulation hochgeladen werden muss.
4. Kopie des Personalausweises (Vorder- und Rückseite)
5. Zulassungsbescheid bzw. Bescheid der Stiftung für Hochschulzulassung
6. Nachweis über die Teilnahme am Studienorientierungsverfahren (Teilnamezertifikat) z.B. Orientierungstest www.was-studiere-ich.de
7. Bei einem Wechsel aus oder nach dem 3. Fachsemester ein Nachweis der Fachstudienberatung
8. Impfnachweis
9. Erklärung zur ärztlichen Schweigepflicht

Bitte beachtet, dass unvollständige Anträge/Dokumente als nicht fristgerecht gelten. Erforderliche Nachbesserungen müssen innerhalb der Frist erfolgen.

Bei einer vorherigen Einschreibung an einer anderen Hochschule müsst Ihr zusätzlich zu den oben geforderten Dokumenten noch online einreichen:

1. Ausführliche Exmatrikulationsbescheinigungen der zuletzt besuchten Hochschule(n) (Inland und Ausland). Ausführliche Exmatrikulationsbescheinigung bedeutet: Ihr müsst uns den Immatrikulationszeitraum (Beginn/Ende Ihres Studiums) und den Studiengang (Fach/Fachsemester/Abschluss evtl. Umschreibungen) nachweisen – sollte eine oder mehrere dieser Angaben nicht auf der Exmatrikulationsbescheinigung enthalten sein, könnt Ihr diese zusätzlich zu der Exmatrikulationsbescheinigung durch andere entsprechende Nachweise der Hochschule erbringen, z.B. Studienverlaufsbescheinigung/ Immatrikulationsbescheinigung/Studienbuch etc.
2. Alle mit früheren Immatrikulationen zusammenhängenden Prüfungszeugnisse – in amtlich beglaubigter Kopie. Amtlich beglaubigt sind Kopien, die von der ausstellenden Stelle (z.B. Schule, Universität), einer Gemeinde-, Kreis- oder Stadtverwaltung oder von einem Notar beglaubigt wurden. Beglaubigungen anderer Stellen können nicht akzeptiert werden!
3. Nachweise über Beurlaubungen und Auslandssemester.
   Bei einer Beurlaubung benötigt die Universität Heidelberg den Nachweis von der Hochschule in welchem Semester Ihr beurlaubt wart (Studienbuchseite/Immatrikulationsbescheinigung etc. – Bei einem Auslandssemester (Semester in denen Ihr nur im Ausland immatrikuliert wart) reicht bitte einen Nachweis über den Zeitraum (Beginn und Ende) des Auslandsstudiums ein.

Postalische Einreichung der Unterlagen

Im Anschluss an das fristgerechte Hochladen der Unterlagen in das heiCO-Bewerbungsportal sendet bitte Euren eigenhändig unterschriebenen Antrag auf Einschreibung zusammen mit der amtlich beglaubigten Kopie (ggf. mit Übersetzung) Eurer Hochschulzugangsberechtigung (z.B. Abiturzeugnis) innerhalb der im Zulassungsbescheid genannten Frist per Post an die

Universität Heidelberg
Studierendenadministration
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

Frist für die Immatrikulation

Zur Annahme des Studienplatzes reicht uns bitte die zur Einschreibung erforderlichen Unterlagen bis zu dem im Zulassungsbescheid genannten Termin digital ein. Nach Ablauf dieser Frist (Mitteleuropäischer Zeit) ist die Übermittlung Eurer Unterlagen nicht mehr möglich und Euer Anspruch auf den Studienplatz verfällt.
Maßgeblich für die Immatrikulation ist der Tag des Eingangs des schriftlichen Antrages bei der Universität Heidelberg per Post, nicht jedoch der Tag des Poststempels oder der Zeitpunkt der Online-Immatrikulation. Anträge, die nicht fristgerecht oder unvollständig innerhalb der Frist eingehen, müssen abgelehnt werden. Fällt das Ende der Frist auf einen Sonntag oder gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, so verlängert sie sich nicht bis zum Ablauf des nächsten Werktages (§31 Abs. 3 Satz 2 Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg).

Abholung des Studierendenausweises

Nach Bearbeitung Eurer Immatrikulation erhaltet Ihr eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Euren Studierendenausweis frühestens fünf Werktage nach Erhalt und Aktivierung der Uni-ID ausschließlich persönlich und unter Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises (z.B. Personalausweis oder Reisepass) in der Universitätsverwaltung abholen können.